１． 事前に準備しておく。
・相手の電話番号、所属部署、役職、氏名を確認する。
・用件と、話す順序を整理する
・ 必要な資料、メモを手元に用意する
２． 相手が出たら自分の会社、名前を名乗り、あいさつをする。
・ 取引先など、つき合いのある相手の場合
「○○会社の山本です。いつもお世話になっております。」
・初めて電話をする相手の場合
「お忙しいところ失礼いたします。私、○○会社の山本と申します。」
３． 呼び出してほしい相手の名前を告げる。
「恐れ入りますが、○○部の佐藤様はいらっしゃいますか。」
４． 呼び出し相手が出たら、再度名乗って挨拶をする。
「○○会社の山本でございます（です）。いつもお世話になっております。」
５． 用件は明確に、要点をおさえて簡潔に話す。
・ 用件が良くなりそうな場合は相手の承諾を得てから話す。
「○○の件ですが。」
「○点あります。まずl点目ですが。」
「今よろしいでしょうか。」
「少々お時間をいただけますでしょうか。」
６． 話したい相手が不在の場合
自分がどうしたいかを取り次いだ人に伝える。
「かけ直しますので、電話のあったことをお伝えいただけますか。」
「お戻りになりましたら、お手数ですが折り返しお電話をいただけますでしょうか。」
「伝言をお願いできますか。」
７． 伝言を頼んだときは、用件が正しく伝わっているかを確認し、相手の名を聞いておく。
・相手が復唱しないときはポイントを要領よく復唱する。
「念のため確認させていただきます。」
・相手が名乗らないとき
「失礼ですが、お名前をうかがわせていただけますか。」
８． 折り返し電話をもらうときは、電話番号を伝えておくと、相手の手間が省ける。
「念のため電話番号を申し上げます。」
９． 自分の部署名、名前を名乗る。
「確かに申し伝えます。私、○○課の△△と申します（が承りました）。」
１０． 締めくくりのあいさつをする。
「それでは、よろしくお願いいたします。」
１１． 電話を切る。 原則として、電話をかけた方が先に切る。
※ 相手がお客様や目上の方の場合は、相手が切ってから受話器を置く