電話をかけたら・・・ \2 I0 }7 t' f( [) P
. B S' f8 s- n. E1 Z$ j" C
●ダイヤルする前に' u- {% u' {4 _5 b+ J7 e. b
相手の会社名や名前、用件をチェック。用件はあらかじめ整理して、メモにまとめておくとよい。
0 M4 @# ~5 e6 I7 d- m8 q●いきなり用件に入らない3 J+ i* p6 s" m+ b# M$ o
「～の件でお電話いたしました」とまず前おきを。用件が多い時は「いまよろしいでしょうか」と相手の都合を確認するくらいの配慮がほしい。3 U# }9 q) U3 R" y! D% I
●電話を切る時8 ?3 v5 E: W& j, I3 h
ひと呼吸置いて静かに受話器を置く。ガチャンと切るのは感じが悪い、気をつけよう。
- `/ y$ q: G: ]# I9 U7 W
2 d2 P0 @7 z! l電話を受けたら・・・
5 @, l0 I0 L2 x+ J5 ~" E- I( `& g* N# O/ R6 z ?+ m! S+ b) C
●電話のベルは2回まで; t$ c, P2 N' r# y- ^, H) l# j, H; ~/ T
ベルが鳴ったらできるだけ早く受話器を取ること。) J* h& X G, X, X% i) ]; c9 u, E
ベルが3回以上鳴ってから取った時には「お待たせしました」のひと言をそえる。
9 Q9 v. w- ?# S" v9 D j●相手を必ず確認する！, B( {0 \8 K' e6 P# [8 L9 t/ n; ]
第一声は「はい」と答えてから、会社名、氏名を名乗る。# ^! F- ?5 B# _) V3 l' n
相手が名乗らない場合には、「失礼ですが、どちら様でしょうか」と
" O/ H( f5 G2 [: ~- u: w相手の名前や会社名を確認する。# f& G9 D7 M4 n
●挨拶も忘れずに！; D! }; C1 [8 i0 m$ Q. Q, I, e
相手が社外の人の場合は、たとえ自分と直接関係のない相手でも0 c0 \5 l! s( A
「いつもお世話になっております」とひと言挨拶を。1 I- {+ Z. o) y4 G; F
●メモは正確に！
, q$ ~) R) {" c" j" v相手の会社名、名前、日時は正確にメモ。用件は復唱して確認、特に数字は間違えないように。不明瞭な点や聞き取りにくい場合には、「失礼ですが」と聞きかえして、確実に用件を把握する。; O, _9 C( w5 ~$ V
3 z6 t# [/ L1 N
◎こんな電話応対はやめよう！
. g1 K) p$ v" J; F* e6 r' F●「少々お待ちください」で保留にして、しばらくして「ただ今外出中でした」では居留守と勘違いされてしまう。「席をはずしておりますので、かわりにご用件をおうかがいいたしますが」と言う。- u) c' N. _7 h( A2 S
●電話の向こうの大きな話し声や笑い声、ライターの火をつける音。姿は見えずとも電話は会社の雰囲気を伝えてしまう。こんなところにも気配りを。
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連絡がつかなかったために、相手の時間にロスが出る、仕事が一時ストップすることもあり得る。名指し人が、不在の場合こそ特に思いやりのあるていねいな取り次ぎが必要。そんな時、次のコンタクトの取り方は、相手の都合を優先。「○時に電話させます」「○時に電話ください」では、その時間に席にいろといっているようなものなので失礼。「～でよろしいでしょうか」「いかがでしょうか」とうかがう形での対応が望ましい。 |
发表于 2008-3-4 09:30:50
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