ベテランと呼ばれるビジネスマンやビジネスウーマンの方も、もう一度ご自分の電話応対を見直してみて下さい。
「私にお任せ下さい! 」を伝える
■ ベルが鳴ってる！
さあ、新人の方、迷っている暇はありません！ ビジネスの場面で、受話器はなるべく早く取るのが原則です。呼び出し音が５回、６回…… と鳴って誰も出ないと、「今日は休業？」と、少々不安になるものですよね。
オフィスでの電話は、『３コール以内』 で！
■ もし、すぐに出られなかったら？
「お待たせいたしました」もしくは「大変お待たせいたしました」 この一言を忘れずに。
■ あなたの第一声で、印象が決まる！
寝不足の朝、けだるい声で「は～い、○○商事ですー」なんて出ていませんか？ これではあなた一人だけではなく、会社全体のイメージも著しく下がってしまいます。
電話は『声だけ』が頼りですので、普段よりもほんの少し高めの、明るい声で応対しましょう。
イマドキの名乗りとは？
「はい、○○商事、△△部、××でございます」
会社名、部署名、出た方の名字…… この名乗り方が現在主流になっていますね。ショップやサロンを始め、企業や自治体の多くが、このような名乗りをしていることに、気づかれている方も多いはず。
これは、電話を受けた者の名前を覚えて頂くというより、自分の名字を名乗ることにより、『私が責任を持って対応させて頂きます』という信頼に繋げるメッセージの役割、となっています。
信頼のためには、ペン ＆ メモも必須です！
■ 朝だけ限定！ 爽やか挨拶
朝１０時台までのお電話なら、「おはようございます、○○商事、△△部、□□でございます」この応対も、爽やかで好感が持てますね。
では、もし相手の方が名乗らすに、いきなり「○○課長さんお願いします」と言われ場合は…… ？
あなた 「課長、お電話です」
課長 「誰から？」
あなた 「さあ…… お名前おっしゃらなかったので…… 」
これでは、電話応対失格です。「恐れ入りますが、お名前お伺いしてよろしいでしょうか？」と、必ず相手の確認をして下さい。
あなた「課長、○○物産の△△様からお電話です」
課長 「はい、ありがとう」
これで、プロとしての電話取次ぎの役目が果せます！
■ 忘れないで、このボタン！
しっかり相手の方のお名前も聞け、「はい、少々お待ち下さいませ」と上品に言えたのに…… 受話器の口を手で押さえて、「課長ー！、○○物産の△△さんから電話ですよー」こんな声が聞こえたら、あなたの会社の評判は著しく下がってしまうことでしょう。
取次ぎや、何か調べ物でお待たせする際には、必ず“保留ボタン”を押す癖を付けましょう。
固定電話でも、携帯電話でも、新しい機種の電話を前にしたら、まず最初のチェックは『保留ボタンはどこにあるか？ 』です！
■ 美しく品良く出るための裏ワザ
デスクの前に鏡を置いてみて下さい。さすがにご自分の顔を映しながら、だらしなく「は～い、もしもし～」「失礼しまーす」 ガチャ！
とはしませんよね！ 必ず成功する？！ トレーニング法です。
即使是被称为老手的职场男女们也请再审视一下自己接电话时的礼仪。
传话说“请交给我吧！”
■电话铃声响起！
新来的，可没时间来让你们迷惑！在商务场合，尽快接起电话可是原则。要是铃声响了5、6次都还是没人接的话，对方会感到有些儿不安，或许会想“难道今天不办公吗？”
办公室内的电话最多只能让它“响3声”！
■如果没办法立刻接起电话该怎么办呢？
这时候就不要忘了说一句“让您久等了”或是“让您等久了，不好意思”。
■你说的第一句话将决定对方对你的印象！
各位有没有过在早晨没睡醒时，用慵懒的声音说“你～好～，这里是XX商事～”的经历呢？这可不仅关系到你一个人，整个公司的形象都会因此受到显著的影响。
由于电话只能依靠“声音”来传递信息，所以请尽量使用比平时更洪亮和明快的声音来答话吧。
如今所谓的自报家门是？
“你好，我是○○商事△△部的××”
现在主流的说法是按照公司名称、部门名称和接电话本人的名字的顺序来的。下自商店、理发沙龙，上至企业和自治团体，大多数都是采用这样的方法来自报家门，相信很多人都有注意到这一点的吧。
这与其说是要让对方记住接电话人的名字，还不如说是通过报上自己的名字，来传递这样一种信息，即“我是负担起自己的职责来接电话的”，以此来加深对方的信赖感。
为了保证这种信任，笔和纸是必不可少的！
■爽朗的问候，仅限于早上！
如果是早上10点左右的电话的话，可以说“早上好，我是○○商事△△部的××”。这样显得比较爽朗，对方也会产生好感。
■下述的典型问候语
如果对方自报家门说“我是○○物产的△△”的话，那请一定要回话说“一直以来都受您的照顾了”。
即使是以前没有来往的人也请一定要说一句“以后就麻烦你照顾了”，这样交流会更顺畅！
任何时候都要注意电话礼仪！
■如果对方不自报家门怎么办！？
那么，如果对方不自报家门，就开门见山的要求“我想找○○课长”的情况下该怎么办呢？
你：“课长，您的电话”
课长：“是谁打的呢？”
你：“不知道耶……对方没有说自己的名字的……”
这样一来可就失去了接电话的资格了。请一定要确认对方的名字，比如这样说：“不好意思，请问您贵姓？”
你：“课长，○○物产的△△先生的电话。”
课长：“好的，谢谢”
这样就能很好的履行接电话的工作了。
■不要忘了这颗按钮！
在知道了对方的名字之后，说：“好的，请稍等片刻”，到此为止确实是做得很好，……但是如果就直接用手盖住话筒大叫：“课长——！○○物产的△△先生的电话哟——”，对方听到这样的声音，肯定会使得对你公司的评价显著降低。
在转接电话和要查找什么资料的时候，请一定要养成随手按“保留键”的习惯。
无论是固话还是手机，在买入最新的机型之前，请一定要最先确认“保留键在哪儿呢？”
■优雅地接电话的密招
请在办公桌上放一面镜子试试看。看着上面所映出的自己的脸，无精打采的说着“你～好，喂～”“再见”，挂电话！
各位不会这样做的吧!肯定能成功吗？！这是训练的方法。
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发表于 2009-1-14 09:48:56
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