電話をかけたら・・・! k: D0 k4 D# v1 A& @( \
% p- e- g. M, w1 \& X' A, C●ダイヤルする前に3 }2 Q9 A) j# O R* n& N9 P
相手の会社名や名前、用件をチェック。用件はあらかじめ整理して、メモにまとめておくとよい。
$ }( F O+ a6 F4 Z% G●いきなり用件に入らない
5 o/ o* Q* K- U) P/ G2 U' Q- ?「～の件でお電話いたしました」とまず前おきを。用件が多い時は「いまよろしいでしょうか」と相手の都合を確認するくらいの配慮がほしい。
$ ^- Y+ [ u( k8 S●電話を切る時8 B5 e7 w1 e1 ^ i7 }
ひと呼吸置いて静かに受話器を置く。ガチャンと切るのは感じが悪い、気をつけよう。
* A3 J& U/ t, w: i1 a9 ^1 k$ C v/ Z/ v5 i! j
電話を受けたら・・・7 b, W1 T* U8 R9 y' @3 g% M
* H6 t; b5 ~7 w●電話のベルは2回まで
1 |3 L" s9 [' k. ], v a- _" o# @ベルが鳴ったらできるだけ早く受話器を取ること。
; F/ t% J( { Nベルが3回以上鳴ってから取った時には「お待たせしました」のひと言をそえる。
5 V- k) a( a3 X* ^; \0 P●相手を必ず確認する！
# u' ?3 Z# r8 y/ d. K' u第一声は「はい」と答えてから、会社名、氏名を名乗る。
. [ h: {* i# x1 G/ H2 h相手が名乗らない場合には、「失礼ですが、どちら様でしょうか」と
3 ?7 C e7 x8 ]* O* |1 I相手の名前や会社名を確認する。2 e7 q8 f4 W9 D# X3 ~
●挨拶も忘れずに！9 E( Y2 Q! w l4 y4 f( b
相手が社外の人の場合は、たとえ自分と直接関係のない相手でも. W- |2 E* z" `* r
「いつもお世話になっております」とひと言挨拶を。! ?; X& E& Q; Y4 m) V) m
●メモは正確に！
4 V9 x. y* U- q# M相手の会社名、名前、日時は正確にメモ。用件は復唱して確認、特に数字は間違えないように。不明瞭な点や聞き取りにくい場合には、「失礼ですが」と聞きかえして、確実に用件を把握する。% e8 C2 C `" H% v
( Z, ^) Y) }! n |
◎こんな電話応対はやめよう！6 O9 P( K+ u% m: r; a
●「少々お待ちください」で保留にして、しばらくして「ただ今外出中でした」では居留守と勘違いされてしまう。「席をはずしておりますので、かわりにご用件をおうかがいいたしますが」と言う。
w0 P/ h- P0 r3 N! P; x$ u: O●電話の向こうの大きな話し声や笑い声、ライターの火をつける音。姿は見えずとも電話は会社の雰囲気を伝えてしまう。こんなところにも気配りを。
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連絡がつかなかったために、相手の時間にロスが出る、仕事が一時ストップすることもあり得る。名指し人が、不在の場合こそ特に思いやりのあるていねいな取り次ぎが必要。そんな時、次のコンタクトの取り方は、相手の都合を優先。「○時に電話させます」「○時に電話ください」では、その時間に席にいろといっているようなものなので失礼。「～でよろしいでしょうか」「いかがでしょうか」とうかがう形での対応が望ましい。 |
发表于 2008-3-4 09:30:50
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