電話をかけたら・・・5 W# e% x7 q) T5 I0 d
" H# b! h( E" P# s$ e●ダイヤルする前に
& x0 j {3 N* Z# {7 ?相手の会社名や名前、用件をチェック。用件はあらかじめ整理して、メモにまとめておくとよい。
! B2 b. O, o5 V+ Y* }# a' H●いきなり用件に入らない$ r" Q) f) ?* h+ Z5 h3 Y3 y3 l
「～の件でお電話いたしました」とまず前おきを。用件が多い時は「いまよろしいでしょうか」と相手の都合を確認するくらいの配慮がほしい。- Q1 f: F" R3 p
●電話を切る時& R! q+ b+ K) P' S$ T1 p
ひと呼吸置いて静かに受話器を置く。ガチャンと切るのは感じが悪い、気をつけよう。( m1 J' U0 T- n2 y# c4 L4 t! [/ X
) L2 V v6 _! ~
電話を受けたら・・・
/ D( d( x; Y3 v7 E5 i
! P: V' z4 D5 j●電話のベルは2回まで
2 e' ^* D6 u2 e3 W$ s Z- P: Pベルが鳴ったらできるだけ早く受話器を取ること。
* u7 a* R' U$ S% ]* g$ ?' ^9 Zベルが3回以上鳴ってから取った時には「お待たせしました」のひと言をそえる。
. r; g; {/ a5 Q- V7 G, Z, w●相手を必ず確認する！
4 x% Z$ l S* a! h- P5 R5 `7 A2 s第一声は「はい」と答えてから、会社名、氏名を名乗る。3 K3 P- n) ~$ C& s$ d) L' o
相手が名乗らない場合には、「失礼ですが、どちら様でしょうか」と
& r8 F% {3 Z' |1 l* I相手の名前や会社名を確認する。0 q2 W2 d% g5 b0 [8 x1 d
●挨拶も忘れずに！3 S) k% o' Z7 f6 A! x; A+ A/ o
相手が社外の人の場合は、たとえ自分と直接関係のない相手でも, T* _ ^8 V w9 M1 \8 c4 \6 N0 u
「いつもお世話になっております」とひと言挨拶を。
4 ~4 S5 C# H& m: j4 k; R3 d●メモは正確に！* \# g, K/ w# A8 k
相手の会社名、名前、日時は正確にメモ。用件は復唱して確認、特に数字は間違えないように。不明瞭な点や聞き取りにくい場合には、「失礼ですが」と聞きかえして、確実に用件を把握する。
! t& R2 ` q; V
0 F& k- Y4 T; V9 b. g◎こんな電話応対はやめよう！
9 F7 S' ^" D7 V- v& R4 }. j" w●「少々お待ちください」で保留にして、しばらくして「ただ今外出中でした」では居留守と勘違いされてしまう。「席をはずしておりますので、かわりにご用件をおうかがいいたしますが」と言う。6 U) ~# `7 p) B
●電話の向こうの大きな話し声や笑い声、ライターの火をつける音。姿は見えずとも電話は会社の雰囲気を伝えてしまう。こんなところにも気配りを。
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連絡がつかなかったために、相手の時間にロスが出る、仕事が一時ストップすることもあり得る。名指し人が、不在の場合こそ特に思いやりのあるていねいな取り次ぎが必要。そんな時、次のコンタクトの取り方は、相手の都合を優先。「○時に電話させます」「○時に電話ください」では、その時間に席にいろといっているようなものなので失礼。「～でよろしいでしょうか」「いかがでしょうか」とうかがう形での対応が望ましい。 |
发表于 2008-3-4 09:30:50
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