電話をかけたら・・・
( k9 q. _& v/ T2 b! J/ {+ \3 V9 l
* @+ D: V2 o3 n7 b. M( S●ダイヤルする前に
' z9 X; f4 A1 [/ t相手の会社名や名前、用件をチェック。用件はあらかじめ整理して、メモにまとめておくとよい。6 R: i8 j, _7 C+ g4 J
●いきなり用件に入らない$ e p) a2 o7 I' o! H8 d' z; h+ v4 [, j
「～の件でお電話いたしました」とまず前おきを。用件が多い時は「いまよろしいでしょうか」と相手の都合を確認するくらいの配慮がほしい。) p6 q) e+ Y- m* G
●電話を切る時
( g7 G% N, @- ?+ H5 p% _ひと呼吸置いて静かに受話器を置く。ガチャンと切るのは感じが悪い、気をつけよう。) I2 j# n, W' n2 E
( ~& Y9 A. A! x: x5 `' ~電話を受けたら・・・- H$ \+ X/ T* a& g: Y) c
) m' z+ g6 W6 }●電話のベルは2回まで# A3 ~: |+ x+ h3 m) {
ベルが鳴ったらできるだけ早く受話器を取ること。
1 r+ w/ k5 \6 W% Pベルが3回以上鳴ってから取った時には「お待たせしました」のひと言をそえる。) P/ p3 [5 x0 M, E& @: y/ ?: _2 n# v6 z
●相手を必ず確認する！
! ^! x/ J: j6 ^1 z) i- {第一声は「はい」と答えてから、会社名、氏名を名乗る。: v3 K7 y' I7 u) `* S/ Z
相手が名乗らない場合には、「失礼ですが、どちら様でしょうか」と; G, b& \4 m$ V$ |) Z7 ~9 V% e- D% Q
相手の名前や会社名を確認する。
; M0 }& ?. t4 G# Q/ U! X●挨拶も忘れずに！
5 z: k) r+ N; y' [6 A1 i相手が社外の人の場合は、たとえ自分と直接関係のない相手でも
. a2 z" I& T" X9 K「いつもお世話になっております」とひと言挨拶を。& V% ]5 X3 k9 f7 {% y2 _3 C
●メモは正確に！# w8 f0 }0 B, l: L# [' n) F
相手の会社名、名前、日時は正確にメモ。用件は復唱して確認、特に数字は間違えないように。不明瞭な点や聞き取りにくい場合には、「失礼ですが」と聞きかえして、確実に用件を把握する。: A0 [' A! O1 F7 u" T# K4 o
$ i3 F2 R2 ~% P! e% N◎こんな電話応対はやめよう！
6 D2 n1 t K* v5 m/ c, l: _●「少々お待ちください」で保留にして、しばらくして「ただ今外出中でした」では居留守と勘違いされてしまう。「席をはずしておりますので、かわりにご用件をおうかがいいたしますが」と言う。, l7 r6 `% N( c1 x# O! Y# r# a# h
●電話の向こうの大きな話し声や笑い声、ライターの火をつける音。姿は見えずとも電話は会社の雰囲気を伝えてしまう。こんなところにも気配りを。7 B1 O1 u V) p/ N# C! t
^7 R3 A4 a" f* U連絡がつかなかったために、相手の時間にロスが出る、仕事が一時ストップすることもあり得る。名指し人が、不在の場合こそ特に思いやりのあるていねいな取り次ぎが必要。そんな時、次のコンタクトの取り方は、相手の都合を優先。「○時に電話させます」「○時に電話ください」では、その時間に席にいろといっているようなものなので失礼。「～でよろしいでしょうか」「いかがでしょうか」とうかがう形での対応が望ましい。 |
发表于 2008-3-4 09:30:50
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