電話をかけたら・・・
2 ~% q! o+ q+ H( t7 Y" [$ Q$ R3 P, e4 U/ Y7 n7 ^5 w2 ?8 {
●ダイヤルする前に
2 D; U+ u7 t6 m5 [5 i相手の会社名や名前、用件をチェック。用件はあらかじめ整理して、メモにまとめておくとよい。
; a+ |7 }' R' \3 B●いきなり用件に入らない
% ~; j$ n9 G6 N# p' g「～の件でお電話いたしました」とまず前おきを。用件が多い時は「いまよろしいでしょうか」と相手の都合を確認するくらいの配慮がほしい。
* P3 c% I9 j9 o& |2 T●電話を切る時
3 j4 u6 p0 U7 c Q: gひと呼吸置いて静かに受話器を置く。ガチャンと切るのは感じが悪い、気をつけよう。6 C( _' e$ ]3 |; Z1 n/ N, b
! N9 x6 o3 q$ E0 r' J6 Q0 t1 r( ?3 C6 @
電話を受けたら・・・
: A1 Z! @, Z% p. V( x4 c
# \0 Y( _* c& b# H●電話のベルは2回まで% N ]6 {0 ?# X5 K6 O$ A
ベルが鳴ったらできるだけ早く受話器を取ること。3 z1 e O- A4 |0 z
ベルが3回以上鳴ってから取った時には「お待たせしました」のひと言をそえる。# k7 `% I3 |0 Q6 V9 `; j4 q
●相手を必ず確認する！5 D( ]* b; Q- q( q. r8 e w1 r9 |! ]
第一声は「はい」と答えてから、会社名、氏名を名乗る。
/ h: E; Y) _ s" ?相手が名乗らない場合には、「失礼ですが、どちら様でしょうか」と
3 c# W- s$ j5 j% \8 X1 c相手の名前や会社名を確認する。
: U8 [1 [' S% m/ \7 H! I7 T●挨拶も忘れずに！/ S( }2 t5 y4 L) Y+ H) R
相手が社外の人の場合は、たとえ自分と直接関係のない相手でも, R) \. Z! o d5 M
「いつもお世話になっております」とひと言挨拶を。
$ ]! q4 k) V5 R! h( x* `+ \●メモは正確に！
. L/ N3 j& c0 w& O, x2 n. {相手の会社名、名前、日時は正確にメモ。用件は復唱して確認、特に数字は間違えないように。不明瞭な点や聞き取りにくい場合には、「失礼ですが」と聞きかえして、確実に用件を把握する。: q& l/ U/ [+ o% C4 i7 p! C1 y
$ {$ P( X5 f6 ~. m7 T' d◎こんな電話応対はやめよう！! d, l- ~9 w) W" F- n& _& y1 x2 V
●「少々お待ちください」で保留にして、しばらくして「ただ今外出中でした」では居留守と勘違いされてしまう。「席をはずしておりますので、かわりにご用件をおうかがいいたしますが」と言う。
* b$ ~ ^, H' m, h) m●電話の向こうの大きな話し声や笑い声、ライターの火をつける音。姿は見えずとも電話は会社の雰囲気を伝えてしまう。こんなところにも気配りを。- J. m0 P. H$ X3 X1 S# p. f6 r
! P1 x8 P2 S2 y$ v
連絡がつかなかったために、相手の時間にロスが出る、仕事が一時ストップすることもあり得る。名指し人が、不在の場合こそ特に思いやりのあるていねいな取り次ぎが必要。そんな時、次のコンタクトの取り方は、相手の都合を優先。「○時に電話させます」「○時に電話ください」では、その時間に席にいろといっているようなものなので失礼。「～でよろしいでしょうか」「いかがでしょうか」とうかがう形での対応が望ましい。 |
发表于 2008-3-4 09:30:50
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