社交文書の基本ルール

Mashimaro

社交文書の基本ルール



社交文書とは

　第１章で取り上げた取引文書が、ビジネスを効率よく円滑に撙证郡幛巍笇g務情報の仱晡铩工坤趣工欷小⑸缃晃臅�は、ビジネスを支える人間関係を円滑に撙证郡幛巍感膜蝸り物」ともいえる。こちらの心を文書に託して相手の心に届けることで、相互の敬意に基づいたビジネス上の信頼関係をさらに深める。

それが社交文書の要諦である以上、社交文書は、あらゆるビジネス文書の中で最も私信のニュアンスの濃い文書ともなる。

　しかし、私信的要素が強いということと私信であるということは区別されなくてはならない。社交文書とはいえ、固有名詞の会社名を冠した社外文書である以上、会社の責任の名の下に出される文書に変わりはない。したがって、そこにはおのずと実務オンリーの取引文書とは異なる別のルールとマナーが求められることになる。

　そのルールとマナーを取り込んだ一定の書式を体得した上で、書式の約束事の中に没個性的に閉じ込められることなく、自分の言葉で、伸びやかな人間性やキラリと輝く個性を閃かせたいものである。



社交文書の構成



　社交文書は、私信的要素と儀礼的な趣の強いものだけに、慣習や格式といった伝統的様式を重視した、やや古めかしい体裁をとることが多い。そのため、取引文書とは異なり、縦書きが多く用いられる。

　文書の構成は、一般の手紙とほぼ同じであり、（１）本文、（２）後付、（３）副文の三つに大別される。

　横書きの取引文書では、発信日付、受信者名、発信者名などを「前付」と呼び、本文の前に位置付けたのに対し、社交文書では、これら諸要素は「後付」と称され、本文の後に来る。





（１）　本文　　　

　本文は、さらに前文、主文、末文に細分される。

■前文　　　

　前文は、「拝啓」や「誰啓」などの頭語と、時候や安否の挨拶などからなる。ただし弔慰状に限っては、頭語を含む前文の一切を省格し、すぐ主文に入る。

＜前文の字配り＞

　頭語は一字分下げずに行頭から書き出し、頭語の後、句読点を打たずに一字分空けて、同じ行に挨拶を書く。ただし、主文が短い時は、挨拶を改行して書き出してもよい。

■主文　　　

　主文は、手紙本来の用件を述べるところで、「さて」などの主文起辞で書き出す。

＜主文の字配り＞

　主文起辞は必ず行を改め、一字分下げて書き出す。主文については、次の三点に注意したい。

（１）人名や会社名などの固有名詞や金額などの数字は、文末と文頭の二行に泣き別れにならないようにする。二行に分かれそうな時は、文末を多少空けたままにして、改行してかまわない。

（２）「私」や「弊社」「当社」「小社」など、自分側を指す言葉が行頭に来ないように字配りする。それらの言葉が行頭に来そうな時は、前行の行末が多少伸びても、そこに入れ込むようにする。

（３）「貴社」「御社」「貴兄」などの相手側を指す言葉が行末に来ないように字配りに留意する。

■末　文

　末文は、「まずは」「右」などの末文起辞で始め、相手の健康や多幸を祈る自愛の挨拶や、要旨のまとめを述べるなど、手紙文の締めくくりとなるべき部分であり、社交文書では特に力点を置くべき部分ともいえる。

　文末の最後には、「敬具」「草々」など、頭語と対応した結語を入れる。

＜末文の字配り＞

　「まずは」などの末文起辞は、改行し、一字分下げて書き出す。結語は、末文の挨拶の後にスペースがあれば同じ行に書き、スペースがなければ、次の行に書く。いずれの場合も、結語は行末から一字程度上のところに書くようにする。



（２）　後付　　　

　後付は、発信日付、発信者名、受信者名と敬称の順で書く。なお、社交文書では文書番号などは書かない。

＜後付の字配り＞

　発信日付は、結語の次の行に、行頭から二字程度下げて、やや小さな文字で書く。

　発信者名は、本文よりはやや大きめの文字で書く。その際、用紙に余裕がなければ日付と同じ行の下に、余裕があれば改行して、その行の下に、名前の最後の字が行末から一字程度上にくる位置に書く。

　受信者名は、発信者名を書いた次の行の上に書くが、書く位置は、受信者が発信者より目上の場合か同格の場合かによって若干異なる。受信者が目上の場合には、敬意を表して、本文と同じ高さ、すなわち行頭から書く。受信者が同格か格下の場合は、発信日付よりは上で、本文よりは下の位置から書く。いずれも、受信者名より大きな文字で書くのがポイントだ。



（３）　副文　　　

　副文とは追伸を指し、本文で書き漏らしたことや、注意を促したいこと、あるいは本文とは直接関わらない別件について簡単に述べたい時に記す部分である。追伸は「二伸」などの頭語を用いて書き始める。

＜副文の字配り＞

　副文は全体に行頭を下げて、本文より小さな文字で書く。「二伸」と書き出した後、句読点を付さずに一字空けて続けるか、別行にして書く。



社交文書の注意点



（１）　時期を逃すな

　「六日のあやめ菖蒲、十日の菊」とは、時機に遅れて役に立たないことをたとえた諺だが、タイミングを逸した社交文書は、役に立たないばかりでなく、「失礼だ」「常識をわきまえない」「軽く見ている」などと相手の不興を買い、その後の人間関係にも深刻な影をおとしかねない。自然の食品のすべてに「旬」があるように、社交文書にも、受け取った相手の心を打つ「旬」の時機があることを知っておきたい。

　祝い事や不幸など、すぐにでも駆け付けるか、書状をしたためるべき時に、よんどころない事情でそれが遅れたら、率直にその理由を述べ、許しを請うことが大事である。

●手紙を出すべき時期

?招待状…出欠の返信を受け取るまでの時間も考慮て、１ヵ月前から遅くとも２週間前には発送する。

?祝賀状…情報を得たら直ちに出す。

?病気見舞状

・突然の発病…直ちに出す。

・長期療養中…発病を知った時点で第一信を出し、その後の経過を見ながら第二信、第三信と出す。終始細かく気遺っているという找猡蚴兢工长趣�大事である。\

?災害見舞状

・火災　　…直ちに出す。

・自然災害…情報を確認できたら、直ちに出す。

・弔慰状　…直ちに出す。

・礼状　　…早ければ早いほどよい。接待や贈答品を受けたら、遅くとも１週間以内を目安に。

CSVGF

辛苦了

mint2003

お疲れ様でした。

xiulingwu

有難うございます

mikotyan

辛苦了,谢谢!

feifeikeen

不错，就是排版有点乱啊