電話をかけたら・・・1 [ S( F* v; |: H, K- |2 e
m% x6 T) n& o# E& ?
●ダイヤルする前に) B) \; M0 b$ U! `: H5 v
相手の会社名や名前、用件をチェック。用件はあらかじめ整理して、メモにまとめておくとよい。
! Y0 B( s: H/ [. w8 V2 \ f8 T) d●いきなり用件に入らない/ y( S) W' K1 z$ }
「～の件でお電話いたしました」とまず前おきを。用件が多い時は「いまよろしいでしょうか」と相手の都合を確認するくらいの配慮がほしい。
8 c, M; N$ p/ O. W$ k9 J●電話を切る時5 y- g1 b% p4 K/ V1 {$ N+ y
ひと呼吸置いて静かに受話器を置く。ガチャンと切るのは感じが悪い、気をつけよう。& T/ W* I: W1 E4 m
) ?. H* E1 P6 H5 z$ ]電話を受けたら・・・+ U8 V3 g! Q/ e9 F# x- s: y
- z& I3 G5 X5 Q. }4 u
●電話のベルは2回まで' g, N: f1 d" Z/ v; h
ベルが鳴ったらできるだけ早く受話器を取ること。. v& X8 l1 g3 ]
ベルが3回以上鳴ってから取った時には「お待たせしました」のひと言をそえる。
8 H- o' b9 d, ?. d0 ^( {6 b T& b●相手を必ず確認する！
& y) S. b2 Z1 \8 Y! G( {第一声は「はい」と答えてから、会社名、氏名を名乗る。
$ i5 G2 q" V6 U. D9 L7 X相手が名乗らない場合には、「失礼ですが、どちら様でしょうか」と
$ ?0 f) H: U& U" K& r相手の名前や会社名を確認する。# d1 C' K; `3 b% F
●挨拶も忘れずに！, z) ]) ~! S5 X( C9 v. g
相手が社外の人の場合は、たとえ自分と直接関係のない相手でも
0 Y* A' T Z# |3 K- S' E" \「いつもお世話になっております」とひと言挨拶を。) H- t2 S, V+ f* g' H0 v
●メモは正確に！# F* y: [! B/ f# C7 ]& r0 E* r' Q9 l; u
相手の会社名、名前、日時は正確にメモ。用件は復唱して確認、特に数字は間違えないように。不明瞭な点や聞き取りにくい場合には、「失礼ですが」と聞きかえして、確実に用件を把握する。
) o' t9 p5 F! l
7 D+ s& O# E( u$ m◎こんな電話応対はやめよう！# m- L- P: _' J) m* K
●「少々お待ちください」で保留にして、しばらくして「ただ今外出中でした」では居留守と勘違いされてしまう。「席をはずしておりますので、かわりにご用件をおうかがいいたしますが」と言う。
5 {" a- o4 L% b●電話の向こうの大きな話し声や笑い声、ライターの火をつける音。姿は見えずとも電話は会社の雰囲気を伝えてしまう。こんなところにも気配りを。- T6 X5 Q, G* q
/ C* E& c7 z+ h, B0 W! L7 x ~連絡がつかなかったために、相手の時間にロスが出る、仕事が一時ストップすることもあり得る。名指し人が、不在の場合こそ特に思いやりのあるていねいな取り次ぎが必要。そんな時、次のコンタクトの取り方は、相手の都合を優先。「○時に電話させます」「○時に電話ください」では、その時間に席にいろといっているようなものなので失礼。「～でよろしいでしょうか」「いかがでしょうか」とうかがう形での対応が望ましい。 |
发表于 2008-3-4 09:30:50
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