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構成は「結・承・転・提」即効上達法 ～書く前

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2007年5月11日　金曜日 日経ビジネス アソシエ
教養　 ビジネス文書　 結論　 箇条書き　

ビジネス文書の良し悪しは、書き始める前に決まる。
忙しい相手にきちんと読み取ってもらうには「構成」が勝負だ。
どういう順序で書くか悩んだ時に、必ず役に立つ形式を教えよう。

　何からどういう順番で書けば、うまく相手に伝えることができるのか――。
　報告書でもメールでも、いざ文章を書こうとすると、必ず「構成」の問題に突き当たる。悩んでいるうちに、どんどん時間が過ぎ、文書1枚に1日がかり…などということはないだろうか。
　何も難しく考える必要はない。文書コンサルタントの小川悟さんによれば、ビジネス文書の構成の基本形は「結・承・転・提」。結論を最初に書き、提案で締めることを意識して書けばいい。悩んだ時には、迷わずこの構成を採用しよう。大概の文書はすっきりまとめられるはずだ。
「文章は“起承転結”と言われますが、ビジネス文書は違います。ビジネスのコミュニケーションは、まず結論ありき。続いて、提案や対案が求められることが多いでしょう？文章もその形式が好ましいのです」
　メールなどの短めの文章なら、結承転提の各パートをそれぞれ1段落でまとめ、全体を4段落で書き上げるのがベストだ。1つの段落が長くなるのは、当然ながらご法度だ。文章が長いと読み手に負担感を与える。次の段落に移る時は、改行するだけでなく、1行分間隔を空けると、なお良い。「見た目に白い部分が多いとすっきりとして、それだけで相手に読みやすい文章だと思わせることができます」（小川さん）

結承転提をそれぞれ1段落に

■結ぶ

最初に結論を述べる。書き出しの１文で趣旨を伝えるのがベスト。
（例） 「A社との契約の件は、不成立になりました」

■承ける

2番目に、結論に至った背景や経緯を書く。
（例） 「不成立の理由は、B社と既に契約を結んでおり、両立は難しいからという、先方の都合です」

■転じる

「承」で述べた背景や経緯についてさらに詳しく掘り下げる。
（例） 「B社となぜ契約を結んだかというと、特に○○が充実しており、納得のいくものであったから、とのことです」

■提案する

最後に、当面の対策について書く。
（例） 「○○の点について、当社の顧客にとって過不足がないかを再検討し、さらに営業活動を強化したいと考えます」

困った時には個条書き

　何とか構成を固めたものの、うまく書こうとするあまり、キーボードを打つ手が止まってしまうこともある。そうなりやすい人は、書き始める前から「個条書きにすればいい」と意識しよう。
　個条書きは、書いているうちに自分の言いたいことが整理されて、次の説明も浮かびやすくなる。見た目の印象も、すっきりとする。だから外資系企業などでは、個条書きが好まれる。
　一言では説明しにくい重要事項を書こうとして、文章がだらだらと長く続きそうになったら、思い切って個条書きにする。そう割り切ってしまえば、文章を書くスピードは格段に上がるだろう。

個条書きを効果的に使う